为实行机关档案的集中统一管理，实现机关档案管理工作规范化、标准化、制度化，根据国家有关法律、法规，结合实际，制定本制度。

　　一、档案保管期限和归档范围

　　凡是记录和反映市人大及其常委会工作和活动，具有查考价值的文件材料，均列入归档范围。

　　档案的保管期限划分为永久、长期和短期三种。

　　（一）永久保管是反映本机关主要职能活动和历史面貌、在今后工作中具有长远利用价值的档案。主要是：市人民代表大会、常委会会议和主任会议材料，市人大常委会及办公室印发的重要文件，召开重要会议、举行重大活动形成的主要文件材料，重要的请示、报告、计划、总结、综合统计报表及有关机构演变、名称更改、人事任免的文件材料，立法工作中所产生的各种文件材料，全国人大常委会和省人大常委会印发的属于市人大常委会工作职能并需要贯彻执行的重要文件，市委、市政府、“两院”及有关部门主送或转发的属于市人大常委会机关工作职能并需要贯彻执行的重要文件。

　　（二）长期保管是在较长时间内对本机关工作需要查考的档案，期限为16—50年。主要是：市人大常委会及其办公室工作中形成的文件材料，一般会议的主要文件材料，领导外事活动中形成的文件材料，对全国人大常委会和省人大常委会下发的有关法律（草案）征求意见的修改材料，人事管理工作中形成的文件材料，财会工作中形成的文字材料，各市（县）、区人大常委会报送的比较重要的文件材料，其他与本机关职能活动有关的比较重要的文件材料等。

　　（三）短期保管是在一定时间内对本机关工作有参考利用价值的档案，期限为15年以下。主要是：市人大常委会机关一般事务性的文件材料，有关部门印发的非本机关主要职能但需贯彻执行的文件材料等。

　　二、归档的时间和要求

　　（一）市人大常委会机关工作和活动中形成的具有保存价值的文件材料，由办公室和机关有关部门负责整理、立卷，并定期向档案室移交。机关档案实行集中管理，任何部门和个人不得将应当立卷归档的文件材料据为己有。

　　（二）市人大及其常委会、主任会议等会议材料，在每次会议结束后，由办公室负责收集、整理、归档。

　　（三）立法工作材料由法制工作部门负责收集、整理，并在地方性法规批准后一个月内归档。

　　（四）执法检查、视察调研等活动形成的材料，由组织部门或牵头部门负责收集、整理，并在活动结束后一个月内归档。

　　（五）机关各部门当年形成的工作材料，应依据本部门文件材料归档范围和要求，于次年第一季度末归档。

　　（六）归档的文件材料要齐全完整、字迹清晰，禁止用圆珠笔、铅笔书写或用复写纸复写、复印纸复印。

　　（七）机关档案室负责对机关有关部门立卷工作进行业务指导，按规定期限接收档案。对不符合立卷要求的案卷，应退回有关部门重新整理、立卷；验收合格后办理交接手续。对逾期未移交档案的部门应由其部门主管领导负责督办。

　　三、档案的保管和利用

　　（一）机关档案室配备必要的档案保护与管理设备，定期对档案保管状况进行检查并作出记录，发现问题及时解决，确保档案的安全。

　　（二）机关档案室要制定档案提供利用制度，包括利用范围、方式、要求等。机关部门或工作人员借阅档案，要严格按照制度办理有关手续。

　　（三）机关档案室要按照上级档案管理部门的要求，定期做好向市档案馆的档案移交工作。

　　（四）对由机关档案室保存管理的已经到期的档案，要报经市人大常委会机关主管领导批准，按有关规定销毁。